Fatturazione elettronica, cosa è e come funziona

Fatturazione elettronica, cosa è e come funziona

Siamo stati sempre abituati ad emettere e ricevere le fatture in formato cartaceo. Da un po’ di tempo a questa parte, esiste un sistema più sicuro ed efficiente, quello digitale, diventato obbligatorio per legge quando si parla di Pubblica Ammistrazione e che dal 1° gennaio diventerà obbligatorio anche per le fatture tra aziende private. In sintesi La fattura elettronica è l’equivalente informatico di una fattura «classica» cartacea.

La fattura classica: caratteristiche

  • Il formato della fattura non è definito da uno standard, ogni azienda può decidere la grafica, i colori, le informazioni aggiuntive, ecc. L’importante è che contenga i dati essenziali (dati fiscali cliente, imponibile, iva)
  • La fattura può essere fatta a mano o con diversi programmi informatici (word, excel, software gestionali, ecc)
  • La consegna al cliente è a carico del fornitore attraverso il canale che ritiene più idoneo (via email, pec, consegna a mano, invio per posta, raccomandata)
  • Deve essere stampata e conservata in originale per 10 anni

La fattura elettronica: caratteristiche

  • Il formato della fattura è definito ed è solo 1: file XML. Un esempio di come è fatto il file XML si può trovare qui, è praticamente impossibile crearlo a mano senza l’aiuto di un programma informatico.
  • Il fornitore non invia la fattura direttamente al cliente come avviene adesso, ma deve inviarla al Sistema di Interscambio che si occuperà di consegnarla al cliente.
  • NON deve essere stampata ma va conservata in un archivio digitale (chiamato “conservazione sostitutiva”), che va mantenuto per 10 anni.

Il sistema di interscambio

Il sistema di interscambio è un sistema di proprietà dello stato (Agenzia delle Entrate) ed è utilizzabile gratuitamente da tutti i soggetti abilitati. Si occupa di:

  • Ricevere la fattura firmata digitalmente da un fornitore
  • Verificare che il file XML della fattura sia conforme allo standard
  • Consegna la fattura al destinatario
  • Notifica al mittente i vari stati in cui si trova la fattura

Di seguito è riportato uno schema grafico del ciclo di una fattura elettronica e del ruolo del Sistema di Interscambio:

Gli stati che può avere una fattura elettronica

  • Notifica di presa in carico da parte del SDI
  • Notifica di scarto da parte del SDI (file xml non valido). In questo caso è possibile riemetterla mantenendo la stessa numerazione
  • Notifica di consegna al destinatario
  • Notifica di impossibilità di recapito (destinatario non trovato, pec non valida, ecc)
  • Notifica di accettazione da parte del destinatario
  • Notifica di scarto da parte del destinatario (con indicazione della motivazione dello scarto, es CIG mancante, importo errato). In questo caso è possibile riemetterla mantenendo la stessa numerazione
  • Notifica di decorrenza termini: se entro 15 giorni il destinatario non notifica l’accettazione o lo scarto la fattura è in decorrenza termini (in teoria accettata dal destinatario ma è necessario chiedere conferma). IN questo caso non è possibile riemettere la fattura ma bisogna procedere con l’emissione di una nota di credito elettronica e poi bisogna riemettere la fattura con una nuova numerazione.

Come identificare un destinatario per inviargli una fattura elettronica

Il sistema SDI per identificare un destinatario non utilizza le informazioni classiche di un fattura cartacea (ragione sociale, indirizzo, ecc) ma prevede un identificativo univoco per ogni soggetto economico, in particolare:

  • Per la pubblica amministrazione: CODICE UFFICIO
  • Per una azienda privata: INDIRIZZO PEC oppure CODICE DESTINATARIO (per avere il codice destinatario bisogna accreditarsi presso il sistema di interscambio o utilizzare un servizio di un intermediario abilitato, come ad esempio HextraFE offerto da Hextra)

E’ obbligatorio essere in possesso di questi dati per inviare una fattura elettronica

Posso inviare il file XML direttamente al sistema di interscambio?

In teoria SI, in pratica probabilmente non lo farete mai.

Per inviare direttamente al SDI una fattura elettronica da consegnare al destinatario bisogna:

  • Accreditarsi come intermediario presso il SDI
  • Avere a disposizione programmi informatici dedicati alla comunicazione con SDI
  • Avere le competenze per intervenire in caso di problemi con SDI

Molto più rapido ed economico usare un servizio terzo fornito da chi è già intermediario, come ad esempio HextraFE

Come conservare le fatture elettroniche

La fattura elettronica, essendo un file informatico, va salvata e conservata per 10 anni. Non è possibile però salvarla su un dispositivo qualsiasi (server, nas, chiavetta usb, ecc) ma deve essere salvata su un sistema di conservazione sostitutiva a norma di legge. Tali sistemi garantiscono la non modifica e la disponibilità del dato per i 10 anni obbligatori per legge, anche i caso di grave problematica (disastro naturale, errore sistemi e conseguente cancellazione dei dati). Tale servizio è fornito da società che detengono determinati requisiti tecnici ed economici e sono autorizzate dalla stato a fornire tale servizio, ad esempio il servizio HextraFE prevede la conservazione automatica a norma di legge di tutte le fatture emesse e ricevute

Ora che sai tutto sulla fatturazione elettronica puoi leggere le 8 cose da fare per essere pronto per la fatturazione elettronica