Le 8 cose da fare per essere pronti per la fattura elettronica

Le 8 cose da fare per essere pronti per la fattura elettronica

Il 1 gennaio 2019 entrerà in vigore la fattura elettronica tra soggetti privati, è importante essere preparati ad inviare e ricevere le fatture nel nuovo formato.

Se non sai cosa è e come funziona la fattura elettronica leggi questo articolo per avere tutte le informazioni necessarie.

Per questo motivo abbiamo preparato una lista di 10 cose da fare per essere operativi:

  1. Avere una casella PEC attiva: Il sistema di fatturazione elettronica si basa sulla comunicazione via PEC, infatti tutte le comunicazioni da parte del Sistema di Interscambio (SDI) “viaggiano” attraverso questo canale. Inoltre se non hai un codice destinatario di 7 cifre le fatture passive ti verranno inviate su una casella PEC.
  2. Avere un software che genera il file XML della fattura: La fattura elettronica ha un formato preciso ed uguale per tutti, il formato XML. Le fatture elettroniche per essere prese in carico dal Sistema di Interscambio dovranno per forza avere il formato XML, non saranno accettate fatture in word, excel, pdf, ecc… Per questo motivo è importante dotarsi di un software che sia in grado di generare un file XML conforme alle specifiche della fattura elettronica.
  3. Avere un software che ti permette di visualizzare i file XML della fattura: Essendo l’XML un formato poco leggibile è importante che tu abbia un software che ti permette di visualizzare in maniera agevole i dati contenuti dentro un file di fattura elettronica, questo per controllare che tutti i dati al suo interno siano corretti.
  4. Avere una firma digitale (opzionale se si usa un intermediario per l’invio al SDI): Le fatture elettroniche in formato XML prima di essere inviate al Sistema di Interscambio devono essere firmate digitalmente. Se per l’invio delle fatture utilizzi un intermediario che ti offre il servizio (come ad esempio Hextra) ci penserà lui a firmare digitalmente il file prima di inviarlo in automatico, tu non dovrai fare nulla.
  5. Acquistare uno spazio di conservazione sostituiva: Le fatture elettroniche non dovranno essere stampate ed archiviate nei classici faldoni. I file XML dovranno essere salvati in modalità “sostitutiva”, questo significa che devi dotarti di un servizio di archiviazione sostitutiva conforme alla normativa su cui salvare le tue fatture.
  6. Comunicare a tutti i tuoi fornitori la tua PEC o il tuo codice destinatario: Per essere sicuro di ricevere correttamente le fatture elettroniche dei tuoi fornitori comunica loro il tuo codice destinatario (se ne hai uno) oppure il tuo indirizzo PEC a cui inviare le fatture.
  7. Inserire il tuo codice destinatario o il tuo indirizzo PEC sul sito dell’agenzia delle entrate: Sul sito dell’agenzia delle entrate (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/) è possibile, dopo aver fatto l’accesso, inserire il proprio codice destinatario o il proprio indirizzo PEC su cui ricevere le fatture elettroniche dei tuoi fornitori. E’ molto importante fare questa comunicazione per essere sicuro di ricevere correttamente le fatture dei tuoi fornitori, questo perché molti di loro (come ad esempio Telecom, Fastweb, ecc) non ti chiederanno direttamente il codice destinatario o la PEC ma cercheranno queste informazioni direttamente sul portale dell’agenzia delle entrate.
  8. Utilizzare un servizio che ti permette di accettare o rifiutare una fattura elettronica: Quando ricevi una fattura elettronica da un tuo fornitore dovrai comunicare al Sistema di Interscambio se questa è conforme a ciò che hai acquistato oppure no. Ad esempio in caso di fattura errata non basta comunicare al fornitore l’errore, dovrai anche comunicare al Sistema di interscambio entro 15 giorni dalla ricezione che rifiuti la fattura, se non fai questa operazione il fornitore non potrà rifarti semplicemente la fattura corretta, dovrà farti una nota di credito e poi rimettere la fattura. Se entro 15 giorni non comunichi nulla al sistema di interscambio la fattura va in decorrenza termini e viene considerata accettata. ATTENZIONELe semplificazioni introdotte al 1°Luglio vedono l’eliminazione delle notifiche di esito (accettazione, rifiuto e decorrenza termini) per le fatture elettroniche tra privati. Per gli intermediari è attualmente ancora possibile notificare SDI con una notifica di esito ma probabilmente tale notifica verrà ignorata.

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